Informativa Privacy ai sensi dell’art. 13 – 14 Reg. UE/2016/679 Netcomm Forum 2019

La presente informativa, redatta ai sensi degli articoli 13 e 14 Regolamento UE/2016/679, è destinata agli Interessati che, a qualunque titolo, partecipano all’Evento Netcomm Forum 2019 la manifestazione fieristica di Consorzio Netcomm o richiedono informazioni relative all’evento.

A tal fine si premette che:

• l’Interessato è la persona fisica cui appartengono i dati personali.
• Titolari del trattamento: Consorzio Netcomm con sede legale in Milano (20122 – MI), Via Chiaravalle, 8 (Netcomm per brevità) e Netcomm Services S.r.l., con sede legale in Milano (20122 – MI), Chiaravalle, 8, la società di servizi di Consorzio Netcomm interamente partecipata dal Consorzio.

I Titolari hanno designato Responsabile del Trattamento:

• Digital Events S.r.l. con sede legale in Milano (20143 – MI), viale Cassala, 36, in qualità di organizzatore dell’Evento Netcomm Forum, editor e manutentore del Sito web “Netcomm Forum” e incaricato della vendita dei titoli di ingresso all’Evento (d’ora in poi indicato anche come Organizzatore o Responsabile).

1. Finalità e Base giuridica del Trattamento.

I dati personali raccolti saranno utilizzati per le seguenti Finalità:

1. Partecipazione all’Evento e richiesta di informazioni:

• i.gestione della richiesta di acquisto o di riscatto del Pass di accesso all’Evento (come indicato nelle Condizioni Generali di Vendita a cui si rimanda) e conseguente gestione di tutti gli adempimenti logistici, organizzativi, amministrativi, contabili (anche in relazione agli obblighi di legge di trattamento connesso alla disciplina IVA, etc.);
• ii.gestione della richiesta di informazioni da parte dell’Interessato formulate mediante il modulo elettronico presente sul sito, mediante l’invio spontaneo di e-mail, mediante contatto telefonico o con altra modalità.
• iii.gestione del materiale fotografico e/o video nel quale l'interessato risulta ripreso, anche accidentalmente, nel corso dell'Evento per finalità informative, promozionali e commerciali anche attraverso articoli di giornali e/o pubblicazioni sul sito dell’Evento, secondo i termini e i limiti stabiliti nella liberatoria in calce alla presente informativa di cui si raccomanda la visione;
• iv.invio di comunicazioni inerenti all’Evento (aggiornamenti, informazioni, etc.) compreso l’invito alle prossime edizioni del Netcomm Forum.

In relazione alle finalità del presente punto 1) la liceità del trattamento è fondata sull’articolo 6, comma 1, lettera b) e lettera f) del Reg. UE/679/2016, ovvero per la necessità di trattare i dati personali per l’esecuzione degli obblighi contrattuali e precontrattuali e per il legittimo interesse di fornire ai partecipanti un servizio migliore, dando ad esempio la possibilità ad un soggetto (Utente-Interessato) di acquistare o riscattare i Pass di accesso all’Evento, se lo desidera, anche per conto di altre persone (Terzi Beneficiari), come ad esempio nel caso di aziende (acquisto per i colleghi) e di gruppi di persone; oppure per fornire aggiornamenti sulle nuove edizioni della manifestazione, ritenendo che tutto ciò sia gradito anche all’Interessato (lett. f.); in ogni caso sono messi a disposizione meccanismi di opt-out diretto (ad esempio nelle e-mail di invito) e i dati di contatto del Titolare e del Responsabile (art. 7 dell’informativa) per chiedere la cessazione delle comunicazioni e l’esercizio dei diritti dell’Interessato.

La mancata comunicazione dei dati comporta l’impossibilità di erogare i servizi indicati, compresa la partecipazione all’Evento.

In relazione alle finalità del presente punto 1) i dati saranno trattati da Netcomm e da Digital Events Responsabile del trattamento; si precisa inoltre che in relazione agli aspetti contabili/amministrativi (1.i) e ii) Digital Events in qualità di organizzatore e incaricato della vendita dei Titoli di accesso tratterà i dati personali degli interessati agendo anche come Titolare del Trattamento con conseguente conservazione dei dati per gli obblighi di legge.

2. Comunicazioni generiche di Netcomm.

• i.I dati saranno trattati al fine di inviare all’interessato comunicazioni di aggiornamento relative alle attività e iniziative organizzate da Consorzio Netcomm e Netcomm Services, tutte aventi ad oggetto lo sviluppo del settore dell’eCommerce e della Digital Transformation, come ad esempio: inviti ai Netcomm Focus (Focus Food, Focus Fashion, Focus Travel, Focus Digital Health, etc.) inviti ai corsi di formazione della Netcomm Academy e le altre iniziative. Tali comunicazioni saranno inviate sotto forma di Newsletter e comunicazioni promozionali e/o commerciali.
• ii.I dati potranno essere trattati per analizzare gli interessi dei partecipanti alle aree dei workshop al fine di comprendere i loro interessi e offrire comunicazioni mirate e attinenti alle loro preferenze in relazione ad una specifica area o settore merceologico, quindi anche per consentire il miglioramento dei servizi offerti.

In relazione alle finalità del presente punto 2), i dati saranno trattati da Netcomm (anche con il supporto di Digital Events, Responsabile del Trattamento).

La liceità delle attività di trattamento è fondata sull’articolo 6, comma 1, lettera a) e lett. f) del Reg. UE/679/2016, ovvero sul consenso espresso dell’interessato (2.i) e sul legittimo interesse di Netcomm di fornire un servizio migliore, più attinente alle preferenze dell’Interessato. Il mancato conferimento del consenso non influisce sulla partecipazione al Netcomm Forum ma comporta per Netcomm l’impossibilità di svolgere le attività indicate e, conseguentemente, per l’interessato di essere aggiornato e partecipare agli altri eventi Netcomm. Si precisa che il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento da parte dell’Interessato semplicemente utilizzando i meccanismi di opt-out messi a disposizione (seguendo le indicazioni riportate su ciascuna comunicazione o newsletter) oppure contattando Netcomm ai recapiti indicati nell’articolo 7 dell’informativa.

3. Comunicazioni da Terze Parti.

• i.Solo con il consenso espresso dell’interessato, i dati saranno trattati e comunicati a Terze Parti (sponsor e partner dell’Evento) al fine di consentire a dette aziende di svolgere attività promozionali, commerciali e più in generale di marketing.

In relazione alle finalità del presente punto 3), i dati saranno trattati da Netcomm (anche con il supporto di Digital Events, Responsabile del Trattamento).

La liceità delle attività di trattamento è fondata sull’articolo 6, co. 1, lett. a) Reg. UE/679/2016; il mancato conferimento del consenso non influisce sulla partecipazione al Netcomm Forum ma comporta l’impossibilità per Netcomm di comunicare i dati alle Terze Parti.

Si precisa che il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento da parte dell’Interessato contattando Netcomm ai recapiti indicati nell’articolo 8 dell’informativa, in tal caso Netcomm si asterrà dal comunicare i dati dell’interessato alle terze Parti; la revoca del consenso non incide sulle comunicazioni effettuate prima che la richiesta di revoca sia pervenuta.

2. Informazioni aggiuntive.

Netcomm e l’Organizzatore faranno di tutto per garantire il rispetto della Privacy degli Interessati che partecipano al Netcomm Forum, per tale ragione, in aggiunta a quanto indicato all’articolo 1 che precede, tengono a precisare e informare l’Interessato che il format dell’Evento prevede aree dedicate allo svolgimento di workshop, del business matching e agli stand degli espositori e che pertanto, anche nel caso in cui l’Interessato negasse il consenso alla comunicazione dei dati personali a soggetti Terzi per le finalità promozionali e di marketing al momento della registrazione, i dati potrebbero ugualmente essere acquisiti direttamente dai soggetti Terzi (sponsor e partners) il giorno dell’Evento, ad esempio a seguito della consegna volontaria del biglietto da visita, della lettura ottica del Pass attraverso i dispositivi in dotazione degli Stand oppure attraverso i dispositivi utilizzati all’ingresso delle sale Workshop per rilevare la presenza del interessato; tali interazioni consentiranno quindi allo Sponsor o al Partner dell’Evento di acquisire le informazioni dell’interessato. In questi casi, lo sponsor gestirà i dati personali acquisiti in qualità di autonomo titolare e conseguentemente nessuna pretesa potrà essere avanzata nei confronti di Netcomm, Netcomm Services e di Digital Events.

3. Tipologia dei dati trattati modalità di raccolta, diretta e indiretta.

Il trattamento ha per oggetto dati di natura comune, personali, identificativi ed informatici dell’Interessato, tra cui nome, cognome, e-mail, numero di telefono; per la gestione degli aspetti amministrativo-contabili sono inoltre richiesti i dati fiscali e bancari del soggetto richiedente. Inoltre, come indicato nell’Informativa-liberatoria potranno essere trattati dati relativi all’immagine dell’Interessato.

I dati sono raccolti direttamente dall’Interessato attraverso la compilazione del modulo telematico di acquisto o riscatto del Pass oppure a seguito del contatto spontaneo dell’Interessato stesso (invio di richiesta di informazioni e/o contatto telefonico) oppure in loco il giorno dell’Evento. Inoltre, al fine di agevolare le procedure di acquisto o riscatto dei Pass per le aziende e i gruppi, viene data la possibilità di effettuare tale procedura anche per conto dei altri soggetti Beneficiari (ad esempio i Colleghi), in tali casi viene richiesto di fornire il nome, cognome e indirizzo e-mail di questi ultimi affinché possano ricevere l’e-mail con il Pass e possano avere la possibilità di prendere direttamente visione dell’informativa ed esercitare liberamente i propri consensi (sulla legittimità di questa procedura si rimanda a quanto indicato all’articolo 1).

4. Destinatari del Trattamento. Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sono trattati da:

• I Titolari (Netcomm e Netcomm Services) e da Digital Events nominato Responsabile del Trattamento e da altri eventuali responsabili che potranno essere opportunamente nominati.

I dati potranno essere comunicati a:

• società terze che collaborano alla realizzazione dell’Evento tra cui il personale di assistenza tecnica ed informatica e hostess di fiera, pur sempre per l’esclusivo perseguimento delle finalità indicate ed in ogni caso nei limiti delle stesse;
• soggetti Terzi, partner o sponsor dell’Evento, rispetto ai quali l’interessato ha conferito il proprio consenso alla comunicazione dei propri dati personali. In tal caso sarà cura delle predette aziende provvedere al rilascio dell’informativa ex art. 13-14 Reg. UE/679/2016.
• i dati potranno inoltre essere comunicati all’Autorità Giudiziaria, in relazione a richieste da parte della stessa, a soggetti Terzi per l’espletamento degli obblighi fiscali o amministrativi, o qualora si rendesse necessaria per il raggiungimento delle finalità sopra indicate.

In ogni caso, la comunicazione dei dati ai destinatari sopra identificati sarà strettamente limitata all'esecuzione dell'incarico e delle finalità preposte.

I dati personali dei partecipanti non saranno in alcun modo oggetto di diffusione. In relazione ai dati personali riguardanti le immagini dell'interessato (fotografie e/o riprese video) saranno diffuse nei modi e tempi indicati nella liberatoria in calce alla presente informativa, la cui accettazione è requisito per la partecipazione all'Evento.

5. Modalità e luogo del trattamento.

I dati personali saranno oggetto di raccolta, elaborazione, registrazione, consultazione, conservazione, messa a disposizione dei terzi, profilazione, nei termini modi e limiti della presente informativa; in ogni caso, il trattamento dei dati avviene nel rispetto delle libertà e dei diritti degli interessati nonché nei limiti e nel rispetto delle finalità indicate; i dati sono trattati ad opera del personale appositamente incaricato dei Titolari e dei Responsabili del trattamento, attraverso supporti cartacei, informatici e telematici.

Più precisamente i dati saranno trattati da:

• Netcomm e Netcomm Services presso la loro sede, in Milano, via Chiaravalle, 8, a mezzo del proprio personale incaricato appartenente alle aree marketing-commerciale, sviluppo associativo.
• Da Digital Events, a mezzo del proprio personale incaricato appartenente alle aree: marketing-commerciale, comunicazione, amministrazione, sviluppatori e programmazione, presso la propria sede e su server collocati presso la web farm della piattaforma Mticket sita in Milano via Bernina, 6, di proprietà di Marketing Multimedia S.r.l., con Sede in Viale Cassala, 36 – 20143.

6. Durata del trattamento e periodo di Conservazione dei dati.

In generale i dati saranno trattati per un periodo di tempo adeguato al conseguimento delle predette finalità ad opera del personale appositamente incaricato dei Titolari e dei Responsabili del trattamento, in particolare in relazione:

• punto 1) i dati saranno trattati per un tempo necessario al conseguimento delle finalità espresse, ovvero la gestione delle attività connesse all’organizzazione e svolgimento dell’Evento. In relazione alle attività di vendita dei titoli di accesso la conservazione dei dati avrà un periodo più lungo per consentire l’adempimento degli obblighi amministrativi e contabili previsti dalla Legge. In relazione alle immagini, i dati saranno trattati per il tempo necessario allo svolgimento delle attività previste ai fini di promozione e comunicazione.
• punto 2) il trattamento sarà effettuato per il tempo strettamente necessario a conseguire le finalità per le quali sono stati raccolti al fine rispondere adeguatamente alle esigenze degli Utenti interessati alle attività dei Titolari.
• punto 3) il trattamento sarà effettuato per il tempo strettamente necessario a conseguire le finalità per le quali sono stati raccolti e in ogni caso per un periodo di tempo massimo di dodici mesi.

I dati sono conservati in archivi cartacei ed elettronici presso la sede dei Titolari e dei Responsabili del trattamento (per il tempo necessario all’espletamento del loro incarico) per consentire il perseguimento delle finalità necessarie con piena assicurazione circa l’adozione delle misure di sicurezza previste dal legislatore per proteggere i dati raccolti, al fine di scongiurare i rischi di perdita o furto dei dati, accessi non autorizzati, usi illeciti e non corretti.

7. Diritti dell’Interessato.

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15 a 22 e dall’art. 34 del Reg. UE/679/2016; in particolare l’interessato:

• Potrà esercitare il diritto di accesso ai dati personali (art. 15 Reg.),
• Ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti (art. 16 Reg.);
• Ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati in presenza delle condizioni indicate dall’art. 17 del Reg.;
• Ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento in presenza delle condizioni previste dall’art. 18 del Reg.;
• Ha il diritto di chiedere la portabilità dei dati che lo riguardano (art. 20);
• Ha il diritto di opporsi ai trattamenti automatizzati, compresa la profilazione (art. 21).

Inoltre, l’interessato potrà in esercitare in ogni momento il diritto di revocare il consenso prestato per una o più finalità senza con questo pregiudicare la liceità del trattamento, basata sul consenso prestato prima della revoca.

L’interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale, ovvero il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza di Montecitorio n. 121, 00186 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).

Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati e per inoltrare le richieste relative all’esercizio dei diritti è possibile contattare:

• Consorzio Netcomm, Milano (20122 – MI), via Chiaravalle, 8, al seguente indirizzo: privacy.netcomm@consorzionetcomm.it;
• Netcomm Services, Milano (20122- MI), via Chiaravalle, 8 al seguente indirizzo: privacy@netcommservices.it;
• Digital Events, Milano (20143 – MI), viale Cassala, 36, al seguente indirizzo: iscrizioni@ecommerceforum.it.

8. Informativa relativa all’utilizzo delle immagini acquisite mediante foto o video – Autorizzazione (Liberatoria).

Ai fini della normativa sul diritto d'autore (RD 633/1941) e della disciplina sull'utilizzo delle immagini altrui (art. 96 e seguenti RD 633/1941), e del Reg. UE/679/2016, si informa che nel corso dell'Evento saranno effettuate fotografie e/o riprese video nelle quali il partecipante potrà essere fotografato e/o video-ripreso. Tale materiale potrà essere utilizzato, nel pieno rispetto della normativa vigente e nel rispetto della tutela, della dignità e decoro delle persone, alla pubblicazione sui siti web, social network (es. Facebook), riviste, TV, brochure o mediante l'inserimento in documenti destinati alla diffusione.

Ciò premesso, l'interessato in veste di dichiarante autorizza, senza aver nulla da pretendere, i Titolari Consorzio Netcomm e Netcomm Services, come sopra identificati, alla ripresa e registrazione, anche mediante società terze, di materiale fotografico e/o audio video relativo all'Evento sopra descritto in cui lo stesso sia stato ritratto, nonché alla detenzione, utilizzo, pubblicazione e divulgazione del suddetto materiale per finalità informative, di cronaca, promozionali dell’Evento, con qualsiasi modalità, quali esempio, siti web, social network, TV, brochure o mediante l'inserimento, in documenti destinati alla diffusione, pertanto, con il conferimento del consenso (espresso mediante flag della checkbox) l’Interessato dichiara di considerare la posa delle immagini effettuata in forma gratuita e per questo:

• a)di rinunciare a qualsiasi pretesa e rivendicazione anche di natura economica, relativamente agli utilizzi futuri delle riproduzioni oggetto di questa liberatoria nei confronti dei Titolari e dei Responsabili espressamente autorizzati a farne uso;
• b)di sollevare i Titolari da ogni responsabilità, anche economica, concernente un uso scorretto del materiale fotografico e/o audio video da parte degli utenti dei siti web, social network o, comunque, di terzi;
• c)di aver letto e compreso l'intera informativa comprensiva della presente liberatoria e di essere consapevole che la spunta della casella (checkbox) equivale alla sottoscrizione della liberatoria sotto la propria responsabilità.